Datenschutz für die Sicherheits­wirtschaft

Bei einem unserer Kunden begann ein typischer Abend um 22 Uhr – der Nachtschichtplan war erstellt, die Betriebsabläufe liefen und das Team war in Routine. Doch als kurzfristig ein Teammitglied absagte, stand das Team vor einem unerwarteten Problem: In der Eile wurde der Schichtplan über einen privaten WhatsApp-Chat an das gesamte Team weitergeleitet.

Schichtpläne beinhalten sensible personenbezogene Daten, darunter Namen, Telefonnummern (teilweise auch private) und Einsatzorte. Die ungesicherte Übermittlung dieser Daten über nicht dafür vorgesehene Kanäle wie WhatsApp birgt erhebliche Risiken. Neben der Gefahr eines Datenschutzvorfalls kann dies auch zu behördlichen Ermittlungen und internen Sicherheitsbedenken führen.

Unser Kunde sprach uns auf das Thema an und wir schlugen folgenden Maßnahmen vor:

• Nutzung sicherer Kommunikationskanäle: Anstelle von WhatsApp werden künftig ausschließlich verschlüsselte Tools (z.B. Signal) eingesetzt, die den sicheren Austausch sensibler Daten gewährleisten.
• Definition klarer Richtlinien: Es wurden verbindliche Prozesse und Spielregeln eingeführt, die regeln, welche Informationen in welchen Situationen und über welche Kanäle geteilt werden dürfen. Zudem wurde ein datenschutzkonformer Notfallplan für kurzfristige Änderungen im Schichtplan etabliert.

Die Implementierung dieser Maßnahmen hat dazu geführt, dass unser Kunde das Risiko von Datenschutzverletzungen signifikant reduzieren konnte. Gleichzeitig stärkt der neue Prozess das interne Vertrauen und verbessert die Krisenreaktion – auch in stressigen Situationen wie der Nachtschicht. Damit wird gezeigt, dass eine durchdachte Kombination aus Technologie und klar definierten Abläufen entscheidend dazu beiträgt, Betriebsabläufe effizient und datenschutzkonform zu gestalten.