#016 Informationspflichten – So geht’s auf Social-Media

Informationspflichten – So geht’s auf Social-Media

In unserer digitalen Welt sind die Anforderungen an Datenschutz und Transparenz ständig im Wandel, und dies betrifft auch die Präsenz von Unternehmen auf Social-Media-Plattformen. Es ist allgemein bekannt, dass Websites ein Impressum und Datenschutzhinweise beinhalten müssen. Doch wussten Sie, dass diese Pflichten auch für Social-Media-Seiten, wie LinkedIn-Unternehmensseiten oder Facebook-Fanpages, gelten?

In diesem Newsletter erklären wir, warum dies der Fall ist und wie Sie diese Informationspflichten auf Ihren Social-Media-Seiten erfüllen können. Außerdem beleuchten wir spezielle Aspekte für Plattformen wie Xing. Lassen Sie uns gemeinsam sicherstellen, dass Ihr Online-Auftritt nicht nur erfolgreich, sondern auch datenschutzkonform ist!

Warum ist ein Impressum auf Social-Media unerlässlich?

Jeder Online-Diensteanbieter, einschließlich Social-Media-Profile, muss den Anforderungen des § 5 Abs.1 TMG nachkommen. Fehlt ein Impressum oder ist es unzureichend integriert, drohen wettbewerbsrechtliche Konsequenzen, einschließlich kostspieliger Abmahnungen.

Wann sind eigene Datenschutzhinweise erforderlich?

Eigene Datenschutzhinweise sind notwendig, wenn Ihr Unternehmen neben dem Plattformbetreiber datenschutzrechtlich verantwortlich ist. Dies trifft zu, wenn Sie aktiv Daten sammeln und verarbeiten oder bei gemeinsamen Verantwortlichkeiten.

Gemeinsame Verantwortlichkeit und Ihre Pflichten

Besonders bei Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, XING und TikTok, die Analysen über Besucher:innen und Follower:innen anbieten, müssen Unternehmen eigene Datenschutzhinweise bereitstellen. Diese Anforderung ergibt sich aus dem Fanpage-Urteil des Europäischen Gerichtshofs und betrifft alle Unternehmen, die solche Plattformen nutzen.

Inhalte der Datenschutzhinweise

Die Datenschutzhinweise sollten alle relevanten Informationen gemäß Art. 13 DSGVO enthalten, wie Kontaktdaten, Verarbeitungszwecke, Rechtsgrundlagen und wesentliche Inhalte der Joint-Control-Vereinbarung.

Integration von Datenschutzhinweisen und Impressum

Da Social-Media-Plattformen oft keinen spezifischen Bereich für diese Informationen bieten, sind kreative Lösungen gefragt. Wir stellen Ihnen hier verschiedene Wege vor, wie Sie Ihren Informationspflichten effektiv nachkommen können.

Haltung der Aufsichtsbehörden

Die Aufsichtsbehörden stehen dem Betrieb von Unternehmensseiten auf Social-Media, insbesondere Facebook-Fanpages, kritisch gegenüber. Es gab bereits Fälle, in denen der Betrieb solcher Seiten untersagt wurde. Daher ist es unerlässlich, die gesetzlichen Anforderungen genau zu beachten.

Datenschutzhinweise für die Social Media Accounts

Ein wesentlicher Bestandteil eines verantwortungsvollen Umgangs mit Kundendaten und -informationen ist die korrekte und transparente Kommunikation Ihrer Datenschutzpraktiken. Besonders auf Social-Media-Plattformen, wie beispielsweise einer Facebook-Fanpage, ist dies von großer Bedeutung. Folgend erläutern wir Ihnen wie Sie Ihre Datenschutzhinweise in Ihre Fanpage integrieren können.

Schritt 1: Klären Sie, welche Informationen bereitgestellt werden müssen

Bevor Sie beginnen, ist es wichtig zu verstehen, welche Informationen Ihre Datenschutzerklärung enthalten muss.

Welche Informationen müssen die Datenschutzhinweise enthalten?
Den betroffenen Personen sollten alle gemäß Art. 13 DSGVO notwendigen Informationen zur Datenverarbeitung auf der Social-Media-Seite mitgeteilt werden:

Name und die Kontaktdaten des Betreibers des Unternehmensprofils;
ggf. die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten;
die Zwecke, für die personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, sowie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
wenn die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO beruht, die berechtigten Interessen, die von dem Verantwortlichen oder einem Dritten verfolgt werden;
die wesentlichen Inhalte der Joint-Control-Vereinbarung (Art. 26 Abs. 2 S. 2 DSGVO);
ggf. Informationen zu weiteren Verarbeitungstätigkeiten, die im Rahmen des Unternehmensprofils stattfinden.

Schritt 2: Integrieren Sie die Datenschutzhinweise Ihrer Fanpage in Ihre Website

In der Praxis hat es sich bewährt, die Datenschutzhinweise für Ihre Facebook-Fanpage direkt in die Datenschutzerklärung Ihrer Website zu integrieren. Dies ermöglicht einen kohärenten und umfassenden Überblick über Ihre Datenschutzpraktiken.

Schritt 3: Nutzen Sie einen modularen Aufbau

Ein modularer Aufbau Ihrer Website-Datenschutzerklärung kann hierbei besonders hilfreich sein. In einem speziellen Abschnitt Ihrer Datenschutzerklärung sollten Sie dann die Datenverarbeitung für alle Ihre Social-Media-Unternehmenspräsenzen zusammenfassen. Dies sorgt nicht nur für Klarheit bei Ihren Nutzern, sondern erleichtert auch die Verwaltung und Aktualisierung Ihrer Datenschutzhinweise.

Step-by-Step bei Facebook

1.Rufen Sie Ihre Fanpage bei Facebook auf und klicken Sie in dem oberen Menü auf das Feld „Info“.

2.Scrollen Sie nach unten zu „Weitere Infos“ und klicken Sie auf den Stift neben der Datenrichtlinie, um diese zu bearbeiten.

User Ansicht

Step-by-Step bei Instagram

1.Rufen Sie Ihre Unternehmensseite bei Instagram auf und klicken Sie auf “Bearbeiten”.

2.Scrollen Sie nach unten zu „Links“. Anschließend gelangen Sie zu den Links Ihrer Unternehmensseite.

3.Fügen Sie hier nun den Link zu Ihren Datenschutzhinweisen von Ihrer Homepage ein. Achten Sie darauf, dass Sie diese zuvor Ihren Social-Media-Aktivitäten angepasst haben.

Step-by-Step bei LinkedIn

1.Rufen Sie Ihre Unternehmensseite bei LinkedIn auf und klicken Sie links im Menü Band auf “Seite Bearbeiten”.

2.Klicken Sie im Pop-Up auf “Übersicht”.

3.Fügen Sie hier nun den Link zu Ihren Datenschutzhinweisen von Ihrer Homepage ein. Achten Sie darauf, dass Sie diese zuvor Ihren Social-Media-Aktivitäten angepasst haben. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Wir haben uns eine weitere Unterseite auf unserer Website erstellt, die unsere Pflichtangaben “Impressum” und “Datenschutz” darstellen, da bei LinkedIn nur eine URL zugelassen ist.