Druckersicherheit in Unternehmen

Druckersicherheit in Unternehmen: Risiken erkennen, Daten schützen

In vielen kleinen Unternehmen liegt der Fokus der IT-Sicherheit auf Servern, Netzwerken und Endgeräten. Doch ein oft unterschätzter Angriffs- und Datenleckpunkt sind Drucker. Moderne Multifunktionsgeräte speichern, verarbeiten und übertragen sensible Daten – und das meist unbeobachtet. Dabei können Datenschutzverletzungen und Sicherheitslücken gravierende Folgen haben. Dieser Artikel zeigt typische Risiken auf und gibt praxisnahe Empfehlungen für eine sichere Druckernutzung in Unternehmen.

Was bedeutet Druckersicherheit?

Druckersicherheit umfasst alle technischen, organisatorischen und physischen Maßnahmen zum Schutz von Informationen, die über Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte verarbeitet werden. Dazu gehört nicht nur der Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Ausdrucke, sondern auch der Schutz der Geräte selbst sowie der übertragenen Daten.

Da Drucker heute vielfach netzwerkfähig sind, mit Cloud-Diensten kommunizieren oder interne Speicher verwenden, gelten sie als Teil der IT-Infrastruktur – und müssen entsprechend abgesichert werden.

Rechtlicher Rahmen: Datenschutz & IT-Sicherheit

DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung):

Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, greifen die Anforderungen der DSGVO. Ausdrucke mit sensiblen Informationen, etwa Kundendaten oder Mitarbeiterlisten, dürfen nicht offen zugänglich sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Zugriff auf solche Daten geschützt ist – auch beim Drucken, Scannen oder Kopieren.

ISO/IEC 27001 & BSI-Grundschutz:

Die international anerkannte Norm ISO/IEC 27001 sowie der IT-Grundschutz des BSI fordern eine Risikobewertung aller eingesetzten IT-Komponenten – inklusive Druckern. Diese müssen in das Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) integriert und angemessen abgesichert werden.

Typische Sicherheitsrisiken bei Druckern

• Offene Druckaufträge: Ausdrucke, die unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen, können von Unbefugten eingesehen oder entwendet werden.
• Unverschlüsselte Übertragungen: Werden Druckdaten unverschlüsselt über das Netzwerk gesendet, sind sie potenziell abfangbar.
• Veraltete Firmware: Ohne regelmäßige Updates bleiben bekannte Schwachstellen bestehen – Angriffsfläche für Cyberkriminelle.
• Unzureichende Authentifizierung: Jeder kann drucken oder auf gespeicherte Scans zugreifen – ohne Kontrolle.
• Restdaten auf Festplatten: Viele Geräte speichern Dokumente auf internen Datenträgern, die bei Weiterverkauf oder Entsorgung nicht gelöscht werden.
• Zugriff über das Internet: Fernzugriffe, etwa über Cloud-Dienste oder mobile Apps, können ungesichert sein.

Best Practices: So sichern Sie Ihre Druckinfrastruktur ab

a) Technische Maßnahmen

• Verschlüsselung aktivieren: Nutzen Sie verschlüsselte Protokolle wie IPPS (Internet Printing Protocol Secure), HTTPS oder SNMPv3.
• Firmware regelmäßig aktualisieren: Halten Sie die Geräte mit den neuesten Sicherheitsupdates aktuell.
• Netzwerksegmentierung: Platzieren Sie Drucker in einem separaten VLAN, um sie vom restlichen Netzwerk zu isolieren.
• „Secure Print“-Funktionen nutzen: Druckaufträge werden erst nach Authentifizierung am Gerät freigegeben – z. B. per PIN, Mitarbeiterausweis oder Login.

b) Organisatorische Maßnahmen

• Zugriffsrechte definieren: Nicht jeder muss auf jedes Gerät oder jeden Druckauftrag Zugriff haben.
• Nutzung protokollieren: Aktivieren Sie Logging-Funktionen zur Nachvollziehbarkeit bei Datenschutzvorfällen.
• Richtlinien zur Druckernutzung: Legen Sie verbindliche Regeln zur Nutzung, Verwaltung und Wartung von Druckern fest.
• Mitarbeitende sensibilisieren: Schulungen helfen, Risiken zu erkennen – etwa beim Umgang mit sensiblen Ausdrucken.

c) Physische Sicherheit

• Zugangskontrolle: Stellen Sie Drucker in Bereichen auf, die nicht öffentlich zugänglich sind.
• Sichere Entsorgung: Löschen Sie Datenträger vor Weitergabe oder Entsorgung gründlich oder lassen Sie sie zertifiziert vernichten.
• Gerätesperren: Aktivieren Sie Gerätefunktionen, die unautorisierte Nutzung verhindern (z. B. Tastensperren).

Fazit: Drucker sind keine blinden Flecken

Viele Unternehmen sichern Serverräume, verschlüsseln E-Mails und schützen Endgeräte – übersehen dabei jedoch die Druckinfrastruktur. Dabei sind Drucker potenzielle Schwachstellen im Datenschutz und der IT-Sicherheit. Wer sich dieser Risiken bewusst ist und gezielt gegensteuert, erfüllt nicht nur gesetzliche Anforderungen, sondern schützt auch effektiv die eigenen Daten.

Eine sichere Druckernutzung gehört heute zur grundlegenden IT- und Datenschutzstrategie – und ist mit überschaubarem Aufwand umsetzbar.